تقليل الهدر في المخزون: التخطيط الذكي للمخزون في قطاعي التوزيع والتجارة

أي منشأة صناعية أو تجارية لا تطمح إلى زيادة أرباحها؟ في الحقيقة جميع المنشآت تسعى إلى تعظيم الأرباح، لكن قلما يوجد مؤسسة تصل إلى هذا. ولكي تنجح أي مؤسسة في مضاعفة أرباحها، لابد من إدارة التكاليف بذكاء، لاسيما مع الارتفاع المهول في تكاليف الإنتاج والتشغيل في يومنا هذا. لكن لا يعني هذا اتباع نهج تقليدي لتقليل التكاليف دون دراسة محسوبة، لأن هذا ينعكس سلباً على جودة المنتج، وبالتالي يعرض الشركة إلى خسارة عملائها مع الوقت. ومن هنا جاءت أهمية عملية تحسين التكاليف، والتي تأتي في مقدمتها تقليل الهدر في المخزون.

قد يبدو لك تقليل الهدر في المخزون أمراً بسيطاً، لا يحتاج إلى تخطيط. لكن الحقيقة ليست كذلك، حيث تتطلب إدارة الموارد والمخزون في قطاعي التوزيع والتجارة تخطيطاً وتدقيقاً، كما تحتاج إلى حيل ذكية لتقليل الهدر قدر الإمكان. ويبرز هنا نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP كواحد من أفضل الأنظمة التي أثبتت فعاليتها في تقليل الهدر، مما ينعكس إيجاباً على هامش الربح، ويعطي نتائج أكثر من المتوقع.

ما سبب الهدر في المخزون؟

يوجد الكثير من الأسباب التي تساهم في إهدار المخزون في شركات التوزيع والتجارة. إذا فهمها المسؤولون، وعملوا على تجنبها، سوف يقل الهدر في المخزون، ويرتفع هامش الربح. إليك أهم هذه الأسباب:

1. الإفراط في شراء البضاعة: إذ تقع شركات التوزيع والتجارة في خطأ جسيم، عندما تشتري بضاعة أكثر من الطلب عليها. ولا تقتصر عواقب هذا الإفراط على زيادة تكلفة تخزينها، بل قد يحدث عجزاً في بيعها. لذلك يجب التنبؤ بالطلب كي لا تقع المنشأة التجارية في فخ الهدر في المخزون.
2. المبالغة في تقدير حجم الطلب: يحدث هذا عندما تفتقر الشركة إلى بيانات فعلية تساعد على التنبؤ بحجم الطلب على سلعة معينة.
3. خلل في التواصل بين أقسام المبيعات والمشتريات والمخازن: فعند افتقار هذه الأقسام إلى التواصل فيما بينها، قد يطلب قسماً ما بضاعة معينة بناءً على خطة قديمة، في حين أن هذه البضاعة موجودة بكثرة في المخازن ولا يوجد عليها إقبال. هنا يظهر جلياً أهمية التنسيق والتواصل بين الأقسام لاسيما في الشركات الضخمة التي تحتاج إلى برامج ذكية لهذا الأمر.
4. طفرات مفاجئة في السوق: في عصر السرعة وتغير الأذواق، لا ريب أن تتغير الموضة بين فصل وآخر، وقد يختلف الذوق العام في غضون وقت قصير، وربما تطرأ أحداث معينة تؤثر على الجمهور، وتجعلهم يعرضون عن شراء سلعة ما، لذلك يجب على المسؤولين دراسة الأذواق جيداً، والاستعانة ببرامج ذكية تساعدهم على التنبؤ برغبات الناس وأذواقهم مستقبلاً.
5. عدم الاهتمام بتصنيف وتحليل المخزون: حيث يجب على المسؤولين تحليل المخزون جيداً، وعدم التعامل معه ككتلة واحدة، وتصنيفه إلى بضاعة سريعة الحركة وأخرى تبقى فترات أطول في المخزن، فإذا حدث هذا التحليل الدقيق باستخدام برامج ذكية، لن تُشترى سلع غير ضرورية.

أنواع الهدر في المخزون

في الشركات الكبرى، لا يقتصر معنى الهدر في المخزون على البضاعة التالفة أو التي لا تضيف قيمة مضافة للشركة، بل في بعض الأحيان قد يكون الهدر ضرورياً، ويمكن فهم هذا من خلال تصنيف الهدر في المخزون إلى نوعين، نعرضهما فيما يلي:

• الهدر الضروري: هو نوع من الهدر لا يعطي قيمة مضافة بشكل مباشر، لكنه في ذات الوقت مهم، كي تُنجز الأمور في الشركة بجودة عالية. على سبيل المثال قد تحتاج الشركة إلى إجراء اختبارات جودة على السلع، لإعداد تقارير دقيقة مطابقة لمعايير الجودة.
• الهدر المحض: على عكس الهدر الضروري، لا يشكل الهدر المحض أي أهمية للشركة، ويمكن الاستغناء عنه، بل يجب على الشركات الاستغناء عنه، كي يرتفع هامش الربح، ويؤثر بشكل مباشر على الإنتاجية. ويمكن تقسيم الهدر المحض إلى ست أنواع، نوضحها على النحو التالي:

1. النقل: لا يمكن الاستهانة بتكاليف النقل الكبيرة، والرسوم المفروضة على نقل البضائع. ليس هذا فقط بل أحياناً يؤثر النقل سلباً على جودة البضاعة، وقد يؤدي إلى إتلافها مع سوء النقل والتخزين، مما يشكل هدراً إضافياً.
2. الإفراط في تخزين البضاعة: أحياناً يؤدي هلع التجار بتلبية الطلبات في موعدها إلى نتيجة عكسية، حيث يشترون كميات إضافية من البضاعة خوفاً من نقصها في السوق أو حرصاً منهم على تلبية الطلبات في موعدها. لكن غالباً ما تشكل هذه البضاعة عبئاً إضافياً، إذ تحتاج إلى تكاليف عالية في تخزينها، ومن الصعب بيعها بسلاسة، لأنها ناتجة عن توقعات عشوائية ومخاوف زائفة.
3. الحركة: حتى أبسط الأمور يجب مراعاتها في الإدارات الكبرى، حيث تعتبر تحركات الموظفين الغير ضرورية هدراً، مثل الانتقال المتكرر بين الأقسام أو الذهاب والعودة العشوائية إلى المخازن. لذلك يجب حساب كل هذه التحركات والانتقالات عبر أنظمة ذكية وحسابات دقيقة.
4. الانتظار: كما أن الوقت هو أثمن ما يملكه الإنسان، كذلك هو أثمن ما تمتلكه شركات التوزيع والتجارة، فالانتظار وإهدار الوقت، يعد من أهم عوامل الهدر في الشركات.
5. المعالجة الزائدة في المنتج: ربما تفيد هذه المعالجة الزائدة العميل، لكنها تعد عبئاً على الشركة، وفي المقابل لن تمثل له أي مكسب. لذلك يجب على المسؤولين فهم الفارق البسيط بين رفاهية العميل ورضاه على المنتج، فرضا العميل ضرورة أما رفاهيته قد تكلف الشركة الوقت، الجهد والمال.
6. العيوب والمشاكل: لا مانع من أن يتم إعادة تدوير البضاعة التالفة أو المعيبة بذكاء، لكن يجب ألا يؤثر هذا سلباً على المنتج، كما يجب أن يُنظر إلى أهمية الوقت ومصاريف التشغيل. ومن هنا يجب الاستعانة ببرامج ذكية تبين متى يجب إعادة التدوير؟ ومتى يكون التخلص منها أذكى الحلول؟

الحل الذكي للهدر في المخزون باستخدام نظام ERP الحديث

بعد أن استعرضنا كيف يُهدر المخزون؟ وكيف يؤثر سلباً على الإنتاجية؟ نستعرض الآن الحل السحري الفعال لمعالجة هذه المشكلة، الذي يتمثل في نظام ERP، الذي يعد حلاً رقمياً مبتكراً لعلاج هذه المشكلة، إذ يضع خطة دقيقة لإدارة المخزون بشكل فعال، مما يقلص من الهدر، وينعكس إيجاباً على إنتاجية الشركات في قطاعي التوزيع والتجارة. ولكن كيف يحدث ذلك؟ هذا ما سنوضحه عبر النقاط التالية.

• مراقبة المخزون: عبر رصد دقيق لكمية البضاعة في المخزن بشكل دقيق.
• تتبع البضاعة: حيث يتيح هذا النظام إمكانية تتبع خط سير البضاعة لحظة بلحظة، مما يضمن الشفافية، ويساعد على تجنب الأخطاء البشرية.
• تحسين إدارة الطلبات: إذ يتيح هذا النظام الذكي معرفة حجم الطلبات بشكل دقيق، بل وأيضاً التنبؤ بالطلبات المستقبلية، وبالتالي يحل من مشكلة الفائض في المخزون والهدر.
• توفير كمية مناسبة البضاعة: وهذه الوفرة تلبي حاجة العملاء أول بأول، مما يساهم في وجود خدمة عملاء متميزة في الشركة.
• تنظيم المخزون: حيث يتيح ERP تنظيماً ذكياً ودقيقاً للمخزون، وتوزيعه جيداً.
• التفتيش الدوري: الأمر الذي يساعد على معالجة أي خلل بشكل لحظي، مما يقلل من الأخطاء الواردة، وينعكس إيجاباً على سمعة الشركة.
• إدارة التكاليف بشكل دقيق: عبر تتبع المخزون باحترافية، وبالتالي معرفة أماكن النقص وأماكن الفائض في المخازن.

كيف يساهم نظام ERP في التنبؤ بالطلب بدقة؟

يساهم نظام ERP بشكل مباشر في التنبؤ بالطلب بدقة عالية، مما يقلل الهدر في المخزون بشكل ملحوظ، وفيما يلي سوف نستعرض أهم أدوار هذا النظام الذكي في التنبؤ بالطلب:

• تجميع بيانات دقيقة: يقوم نظام ERP بتجميع بيانات فعلية عن معدلات البيع والشراء، المواسم التي تزداد فيها الطلبات، سلوك العملاء.. إلخ. وبالتالي يوفر معلومات دقيقة تساعد على التنبؤ بالطلب بصورة دقيقة.
• تحليل مستوى الطلبات في المواسم: يعمل هذا النظام على وضع خطط دقيقة للتسويق والبيع، اعتماداً على إقبال العملاء على الطلبات في المواسم والمناسبات المختلفة، كما يدرس بدقة تأثير التخفيضات على القوى الشرائية. وبالتالي يوفر قاعدة بيانات دقيقة تحدد بدقة البضاعة المطلوبة.
• توفير قاعدة بيانات شاملة: أهم ما يميز نظام ERP أنه يجمع بين الأقسام المختلفة في الشركة مثل المبيعات، التوريد، المشتريات والمخازن، مما يسهل على المسؤولين متابعة حركة البيع والشراء وكمية البضاعة في المخازن. هذا النظام المتكامل يحد من الأخطاء على رأسها الهدر في المخزون.
• تجنب الاعتماد على التقديرات الشخصية: مع نظام ERP لا مكان للتخمينات، لأن جميع المعلومات متوفرة بدقة ومجمعة بنظام، لذلك يتمكن المسؤولون من تحديد كمية البضاعة المطلوبة، سلوك العملاء، مواسم الإقبال على الشراء وغيرها. مما يحد من الهدر في المخزون بشكل ملحوظ، وهذا من أهم أهداف هذا النظام الحديث.

نتائج تطبيق نظام ERP على إدارة المخزون

والآن دعونا نتخيل شكل شركة توزيع وتجارة بعد تطبيق نظام ERP. في الحقيقة الأمر لا يقتصر على مجموعة من المميزات، إنما يشمل أسلوب متكامل وتغيرات جذرية في الشركة.

1. تحديد طلبات المخزون بدقة: فبعد أن تعتمد الشركة على نظام ERP، سوف تحدد طلبات المخزون بشكل دقيق، وبالتالي لن يحدث عجز أو فائض في المخزون.
2. رصد فائض المخزون بسرعة: سوف يُلاحظ بسرعة فائقة المخزون الفائض، ليس هذا فقط، كذلك سيتم التعامل مع الفائض بطريقة ذكية.
3. تنظيم المخزون: سيتيح نظام ERP طرق فعالة لتنظيم المخزون، مما يوفر الوقت والجهد.
4. إدارة مخزون التجزئة بفعالية: من خلال توفير ما يحتاجه العميل بدقة. على سبيل المثال توفير اللون المناسب والمقاس المناسب بسرعة ودقة، لأن نظام ERP ينظم المخزن بدقة متناهية.
5. إدارة التكلفة والأسعار: حيث يساعد هذا النظام على اختيار أرخص الموردين، وسائل النقل وغيرها، مما يحقق أقصى المكاسب إجمالاً.

يشكل الهدر في المخزون تحدي كبير في شركات التجارة والتوزيع الكبرى، وأحياناً مع كثرة الأقسام لا تستطيع القدرات البشرية التنظيم والتخطيط بشكل دقيق. هنا بالتحديد يظهر دور نظام ERP الحديث في إدارة المخزون، وهذا لا يقلل من القدرات البشرية بل يدعمها ويوفر عليها الوقت والجهد، وفي الأساس يقدم عملاً دقيقاً يتوافق مع الأهداف المالية لشركات التجارة الكبرى.