تقرير مقيم: ما هو وكيف تستخرجه لمنشأتك

يطلب موظف مقيم من الموارد البشرية «تقرير مقيم» لجهة يتعامل معها، أو تحتاج المنشأة نفسها إلى ورقة رسمية ببيانات أحد مقيميها. السؤال يتكرر، والإجابة غالباً عند شخص واحد في المنشأة يعرف أين الخدمة في حساب منصة مقيم. هذا المقال يشرح التقرير لمن يتولى المهمة أول مرة، ولمن يريد ترتيبها حتى لا تتوقف على شخص واحد.

باختصار: «تقرير مقيم» مستند يُطبع من منصة مقيم لمقيم واحد تابع للمنشأة، ويحمل رقماً مرجعياً يمكن التحقق منه على موقع المنصة برقم الهوية. تُصدره المنشأة المشتركة في المنصة من خدمات الجوازات في حسابها، وهو غير تقارير المتابعة الداخلية مثل «تقرير المقيمين النشطين».

ما هو تقرير مقيم؟

منصة مقيم بوابة طوّرتها شركة «علم» بالتعاون مع المديرية العامة للجوازات، تتيح للمنشآت الاطلاع على بيانات موظفيها المقيمين وإتمام معاملات الجوازات الخاصة بهم إلكترونياً دون مراجعة الجوازات. وضمن خدمات الجوازات في المنصة خدمة اسمها «طباعة تقرير مقيم»، وبجانبها «طباعة تقرير زائر»، ونموذجا إثبات تأشيرة الخروج النهائي ونقل الخدمات.

بعبارة عملية: تقرير مقيم هو الورقة التي تطبعها المنشأة من المنصة لمقيم بعينه، ببياناته كما تظهر في منصة مقيم. ولكل تقرير رقم مرجعي، وهذا ما يجعله قابلاً للتحقق من أي جهة تستلمه.

والمنصة للمنشآت فقط، كما تنص صفحة الأسئلة الشائعة فيها: لا يستطيع الفرد الاشتراك فيها ولا إصدار التقرير لنفسه منها. لذلك يمر الطلب دائماً عبر جهة العمل.

تقرير مقيم أم تقارير المقيمين؟ فرق يقع فيه كثيرون

كلمة «تقرير» في منصة مقيم تُستخدم لشيئين مختلفين. الأول تقرير مقيم: مستند لشخص واحد، يُطبع ويُسلَّم. والثاني تقارير المنشأة: قوائم تعرض حالة كل المقيمين التابعين لها، وتستخدمها الموارد البشرية للمتابعة لا للتسليم.

وتقارير المنشأة تختلف حسب الباقة. تذكر المنصة أن الباقة المطورة تتيح 16 تقريراً من 33، والاحترافية تتيحها كلها. هذه أمثلة من جدول المقارنة في صفحة باقات مقيم:

إذا كانت منشأتك على الباقة الأساسية وتبحث عن تقرير حالة التأمين أو تأشيرات الخروج والعودة المنتهية فلن تجده، والسبب الباقة لا الصلاحيات. راجع الجدول الكامل قبل أن تفتح بلاغاً للدعم الفني.

كيف تستخرج تقرير مقيم من منصة مقيم؟

الخطوات من جهة المنشأة، بافتراض أنها غير مشتركة بعد:

1. الاشتراك في المنصة. إما بالتسجيل الذاتي من خيار «التسجيل» في الصفحة الرئيسية للمنصة، حيث تُدخَل البيانات وتُتحقق إلكترونياً، وإما عن طريق أحد شركاء مقيم بنموذج اشتراك معتمد وختم المنشأة وتصديق الغرفة التجارية.
2. اختيار الباقة. أساسي أو مطور أو احترافي، وتُحسب الرسوم حسب عدد المقيمين. خدمة «طباعة تقرير مقيم» موجودة في الباقات الثلاث، والرسوم الحالية في صفحة الأسئلة الشائعة.
3. تسجيل الدخول بمستخدم مخوّل. عدد المستخدمين يختلف حسب الباقة وشريحتها. وفي الباقة المطورة والاحترافية يمكن تفعيل موافقة المستخدم الرئيسي (OTP) على خدمات الجوازات، فاعرف مسبقاً من سيوافق.
4. اختيار الخدمة والمقيم. من خدمات الجوازات اختر «طباعة تقرير مقيم»، وحدد الموظف المقيم المطلوب.
5. المراجعة قبل التسليم. قارن البيانات الظاهرة في التقرير بما لديك في ملف الموظف. أي اختلاف في الاسم أو بيانات الجواز يُعالج بخدمات التحديث في المنصة قبل أن يُسلَّم التقرير.
6. الحفظ. احتفظ بنسخة من التقرير ورقمه المرجعي في ملف الموظف، فقد تحتاج الرقم لاحقاً إذا سُئلت عن صحته.

ومن يستلم التقرير يستطيع التحقق منه دون حساب في المنصة: صفحة «التحقق من التقارير» تطلب نوع النموذج «تقرير مقيم»، ورقم الهوية، ورقم التقرير المرجعي.

لماذا يهمّ التقرير والتقارير في الامتثال؟

تقرير مقيم نفسه مستند لحالة محددة. لكن المنصة حوله مبنية على فكرة واحدة: أن تعرف المنشأة حالة كل مقيم لديها قبل أن تصبح مشكلة. لذلك تذكر شركة علم في الملف التعريفي لمنصة مقيم تنبيهات بقرب انتهاء الإقامات، وانتهاء تأشيرات الزيارة، والدخول والخروج من المنافذ. وتجد في قائمة الخدمات «إسقاط مقيم خرج ولم يعد»، وفي التقارير «المقيمين حاملي تأشيرة الخروج والعودة المنتهية».

الخطأ الشائع هنا أن تعتمد المتابعة على تنبيهات تصل إلى بريد شخص واحد. إذا غاب أو تغيّر المستخدم الرئيسي، تمر التنبيهات دون إجراء. الأفضل أن تكون تواريخ الانتهاء محفوظة أيضاً في نظام الموارد البشرية، مع مسؤول ثانٍ يراها.

وخطأ آخر: أن تُحدَّث الإقامة في المنصة ولا تُحدَّث في ملف الموظف. بعد أشهر تصبح لديك نسختان من الحقيقة، ويُبنى عليها قرار إجازة أو سفر أو تسوية.

كيف ترتب العمل داخل الموارد البشرية

طلبات تقرير مقيم قليلة في الشهر، ولهذا بالذات تضيع إجراءاتها. ما يفيد هنا ترتيبات صغيرة تُتفق عليها مرة واحدة.

سجل للطلبات. جدول بسيط أو طلب في نظام الموارد البشرية: اسم الموظف، وتاريخ الطلب، والجهة التي طلبته إن ذكرها، والرقم المرجعي للتقرير بعد إصداره. حين يُسأل عن تقرير بعد أشهر، يكون الرقم في مكانه.

مستخدمان على الأقل. إذا كانت الخدمات تتطلب موافقة المستخدم الرئيسي، فغيابه يوقف الطلب. اعرف إجراء «تغيير المستخدم الرئيسي» في المنصة قبل أن تحتاجه، لا عند مغادرة الموظف الذي يحمل الحساب.

مطابقة دورية. مرة كل ربع سنة، قارن «تقرير المقيمين النشطين» في المنصة بقائمة الموظفين النشطين في نظام الموارد البشرية. أي اسم يظهر في قائمة دون الأخرى يعني موظفاً نُقلت خدماته أو غادر ولم يُغلق ملفه، أو العكس. هذه المطابقة تكشف ما لا تكشفه التنبيهات.

وللحديث الأوسع عن ربط الأنظمة بالجهات الحكومية، اقرأ تكامل ERP مع المنصات الحكومية السعودية.

تقرير مقيم والموارد البشرية في ترانكويل ERP

تقرير مقيم يصدر من منصة مقيم وحدها. ما يفعله نظام الموارد البشرية والرواتب في ترانكويل أن يبقي بيانات الإقامة منظمة ومرتبطة ببقية ملف الموظف، حتى تكون مراجعة التقرير ومتابعة المواعيد عملاً روتينياً:

في ملف الموظف تبويب للجواز والتأشيرة، رقم الإقامة فيه حقل إلزامي، ومعه رقم الحدود والجواز والتأشيرة والهوية والرخصة والتأمين الطبي بتواريخ انتهائها. وقالب رفع الموظفين من Excel يحمل الأعمدة نفسها، مثل IqamaNo وIqamaExpiryDate وPassportExpiryDate وVisaExpiryDate، فلا تُدخل بيانات مئات المقيمين يدوياً. وتظهر المستندات القريبة من الانتهاء في بطاقة «تاريخ انتهاء المستند» على لوحة المعلومات، ويمكن تحديث بيانات الإقامة لعدة موظفين دفعة واحدة.

وفي إعدادات الموارد البشرية خيار لتفعيل التكامل مع مقيم. ما يُنقل بين النظامين يعتمد على اشتراك منشأتك وإعداد الربط، ويُوضَّح في العرض التجريبي. التفاصيل في صفحة تكامل ترانكويل مع منصة مقيم، وللصورة الأوسع اقرأ أساسيات الموارد البشرية والرواتب في ERP.

أسئلة شائعة عن تقرير مقيم

إن أردت أن ترى كيف تُتابَع إقامات الموظفين وتواريخ انتهائها في ملف واحد مع الرواتب والإجازات، احجز عرضاً تجريبياً.

معلومات عامة مبنية على ما تنشره منصة مقيم وشركة علم عند كتابة المقال، وقد تتغير الخدمات والباقات والرسوم. ارجع إلى muqeem.sa للمعلومة الحالية.